Web Mail | Misyon/Vizyon/Kalite Politikamız
TMMOB
Orman Mühendisleri Odası
Chamber Of Forest Engineers
Belge Doğrulama
Ara

  
 
      

SMM nın düzenledikleri rapor ve Oda Vize İşlemlerindeki eksiklikler (4.8.2011 gün 09.01/633 sayılı yazı


SAYI   : 09.01/633                                                                                                                                                                                         ANKARA

                                                                                                                                                                                                                   04/08/2011

KONU: SMM nın düzenledikleri rapor ve

  Oda vize işlemlerindeki eksiklikler

                                                                                                 ÖNEMLİ

TMMOB

ORMAN MÜHENDİSLERİ ODASI

………………. ŞUBE BAŞKANLIĞINA

…………………………… TEMSİLCİLİĞİNE

İLGİ: a) Ormancılık ve Orman ürünleri Bürolarının Kuruluş ve Çalışma Esasları Yönetmeliği (8.4.2009 tarihli ve 27194 sayılı Resmi Gazete)

b) 18/10/2010 tarihli ve 09.01/584 sayılı yazımız.

İlgi (a) da kayıtlı, “Ormancılık ve Orman ürünleri Bürolarının Kuruluş ve Çalışma Esasları Yönetmeliği” nin raporlara ilişkin 48 inci maddesi 1 inci fıkrasında, “Raporların kaç örnek düzenleneceği sözleşmelerde belirtilir. Raporlar en az üç örnek düzenlenip iki örneği firmaya veya idareye verilir. Bir örneği de meslek mensubunca ilgili dosyada saklanır.  Raporların alınıp verilmesi tutanakla ya da rapor örneğine konulan şerhle yapılır. Rapor ekleri, raporun parçası olup tüm örneklerine eklenir.”denilmektedir.   Serbest Meslek Mensupları tarafından hazırlanan raporların kaç örnek düzenleneceğinin sözleşmelerde belirtilmesi gerektiği, Raporların en az üç örnek düzenlenerek iki örneğinin firmaya veya idareye verileceği be bir örneğinin de raporu hazırlayan meslek mensubunca ilgili dosyasında saklanacağı düzenlenmiştir.

            Bilindiği üzere,  mesleki faaliyet konularına ait üçüncü şahıslara yapılan raporlara ilişkin Oda vize işlemlerinin nasıl yapılacağı ilgi (b) de kayıtlı yazımızda bildirilmiştir. Bu yazıda, Serbest meslek mensuplarının vize için Oda, şube ve temsilciliklere kayıtlı yazı ekinde gönderecekleri mesleki faaliyet konularına ait düzenlenen raporun yer aldığı işlem dosyasına; üçüncü şahıslara yapılan iş sözleşmesinde adet belirtilmemiş ise, mesleki raporların en az üç nüsha düzenleneceği dikkate alınarak üç nüsha “İşlem Raporu” ve üç nüsha “Dosya Bilgi ve Oda Vize Sayfasını” nın işlem dosyalarına ekleneceği  ve bunlardan birinin vize yapan Oda’nın birimi kayıtlarında, birinin ilgili meslek mensubunun dosyasında muhafaza edileceği ve birinin de ilgili firmanın dosyası ile ilgili firmaya verileceği belirtilmişti.

Yukarıdaki mevzuat hükümlerine rağmen, uygulamalarda yanlış işlem yapıldığı, mesleki işlere ait vize yapan şubeler ile serbest büro ve şirketlerin denetimlerinde görevlendirilen mesleki denetim heyetlerince belirlenmiştir. Buna göre, bazı Serbest Meslek Mensuplarının hazırladıkları raporların birer örneğini ilgili dosyalarında saklamadıkları, bazı Şubelerce Serbest Meslek Mensuplarının vize için Şube ve Temsilciliklere kayıtlı yazı ekinde gönderdikleri işlem dosyasına ekledikleri en az üç nüsha “İşlem Raporu” ve “Dosya Bilgi ve Oda Vize Sayfası” ndan birinin yanı sıra SMM tarafından hazırlanan raporun bir örneğinin de alınarak Oda Genel Merkezi’ne gönderdikleri tespit edilmiştir. Bundan böyle bu konularda aşağıdaki hususlara dikkat edilecektir. Şöyle ki;

1)SMM tarafından en az üç örnek olarak hazırlanan mesleki raporların birer örneği yalnızca raporu hazırlayan meslek mensubu tarafından ilgili dosyasında saklanacaktır. Bu raporların hiçbir nüshası Oda kayıtlarında muhafaza edilmek üzere şubelerce alınmayacak ve Oda Genel Merkezine gönderilmeyecektir. 

2)Serbest meslek mensupları vize için şube ve temsilciliklere kayıtlı yazı ekinde gönderecekleri işlem dosyasına; yapılan iş sözleşmesinde adet belirtilmemiş ise, en az üç nüsha “İşlem Raporu”, “Dosya Bilgi ve Oda Vize Sayfası” ve “İşlem raporu ek listesi” ni (Ek 2, Ek 3 ve Ek 4 ü) ekleyeceklerdir. Bu “İşlem Raporu”, “Dosya Bilgi ve Oda Vize Sayfası” ve “İşlem raporu ek listesi” nin (Ek 2, Ek 3 ve Ek 4 ün) birer nüshası vize yapan şube ve temsilcilikler tarafından alınarak ilgili şube kayıtlarında muhafaza edilecek, Oda genel merkezine gönderilmeyecektir. Yani her mesleki rapora ait işlem dosyasında bu sayfalar bulunacaktır. Ayrıca mesleki işleme ilişkin düzenlenen fatura veya serbest meslek makbuzu da alınarak dosyasında muhafaza edilecektir. 

3)SMM ca düzenlenen mesleki raporlar vize yapılırken, ilgi (b) yazımızda açıklanan hususlara (raporun her sayfasının SMM ca imzalanıp remi kaşe imzalı olup olmadığı, imzaların ıslak imza olup olmadığı, vize harcı ödemelerinin Odanın ücret tarifesine uygun olup olmadığı vb.)titizlikle incelenecek eksiklik yok ise vize edilecektir. Vizeleri yapan Oda yetkilisi de hata ve eksik harç alınmasından SMM ile birlikte müteselsilen sorumlu olduklarının bilinerek hareket edilmelidir.

Bu yazımızın görev alanınızdaki tüm SMM’a duyurulmasını ve gereğini önemle rica ederim.

                                                                                                            Muhammet SAÇMA                                                                                                                                                                         Genel Başkan       

DAĞITIM:

1-      13 Oda şubesi

2-      Temsilcilikler


Eklenme Tarihi:  02.01.2014 10:59:19
Okunma Sayısı: 1683



                
  TMMOB Orman Mühendisleri Odası Genel Merkezi
Tasarım byYGUNES.  Tüm Hakları Saklıdır.